Theme4 Ecrit professionnel

Posté le 07/02/2025

Chargé de TD/CM : D. H&D.

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Page 1 : Module « Communication et Expression :les Fondamentaux »09/01/2023Pôle Humanités Design1

Page 2 : Cycle 3: Normes et formes, les écrits professionnels basiques09/01/2023Département Relations Humaines2Bibliographie: Les 5 clés des écrits professionnels efficaces, Elisabeth RochefortTous les écrits professionnels Jean-Patrick Beaufreton, Rédaction claire, Anne Vervier, Openclassrooms, Denis Pelllicer

Page 3 : Le prérequis essentiel! 09/01/2023Département Relations Humaines3Une maîtrise parfaite des logiciels de traitement de textes

Page 4 : Déroulé du cycle• Séance 6 : Comment rédiger des écrits professionnels.Objectif? Cible? Format? Contenu? Mise en pratique• Séance 7: Les normes de rédaction des écrits professionnels rapport et slides• Mise en pratique• QUIZ sur les séances 6 et 7 : note• Evaluation du cycle: QCM + rapport intermédiaire deprojet 50-5009/01/2023Département Relations Humaines4

Page 5 : Introduction Au sein des entreprises mais aussi des cursus étudiants etstages, l’écrit reste le vecteur principal de communication. Maison peut parfois se sentir démuni face à toutes les règles àrespecter... Les écrits restent très codifiés, même si les emailss'échangent très facilement.• Il faut donc apprendre à rédiger correctement et efficacementvos écrits dans le cadre professionnel ! Cela vous permettra demontrer votre maîtrise du sujet et vos compétences encommunication.09/01/2023Département Relations Humaines5

Page 6 : Introduction• Objectif pédagogique: préparer vos écrits en définissant desobjectifs, une cible et un format• Structurer vos idées et hiérarchiser l’information• Développer un raisonnement• Adapter la rédaction de votre texte en fonction du formatchoisi• Travailler votre mise en page: normes!09/01/2023Département Relations Humaines6

Page 7 : Fixer des objectifs • Définissez votre objectif: que souhaitez vous faire passer commemessage à la personne à laquelle vous vous adressez par écrit ?• Les objectifs peuvent être multiples :• présenter des résultats, des évènements• transmettre une position de l’entreprise sur un sujet• réaliser une réclamation• informer, former, expliquer• solliciter des informations, des actions• donner des instructions09/01/2023Département Relations Humaines7

Page 8 : Dépendront de votre objectif :• Le support utilisé : nous n’envoyons pas, par exemple, unelettre pour demander l’horaire d’une réunion à un collègue.• Les choix rédactionnels : nous ne nous adressons pas, parexemple, de la même manière si on demande une information ousi on répond à une réclamation.09/01/2023Département Relations Humaines8

Page 9 : Associer un support à un objectif donné• Si votre objectif est de donner des instructions, privilégiezune note d’instructions ou note de service. Cela favorisera laconservation des informationsetentraînera une possibleréutilisation. Par exemple, une note d’instructions comptablespeut être réutilisée chaque année avec une légère actualisation.• Si votre objectif est de rapporter des faits, privilégiez uncompte-rendu. Par exemple, un compte-rendu de réunionpermet de retrouver le contenu d’une réunion et de garder unetrace des décisions et des débats.09/01/2023Département Relations Humaines9

Page 10 : • Si votre objectif est d’informer, privilégiez un email. Celasera plus souple et évitera d’encombrer ultérieurement lesdossiers ou le serveur informatique avec des informations quine seront peut-être plus d’actualité très rapidement.• Si votre objectif est de réaliser une réclamation, privilégiezune lettre. Cela donnera un caractère plus formel et vouspermettra en plus d’assurer une meilleure traçabilité de l’envoi.Par exemple, pour une réclamation en matière d’impôts, unelettre recommandée avec accusé de réception est nécessaire.09/01/2023Département Relations Humaines10

Page 11 : Quels choix rédactionnels? • La définition de l’objectif est primordiale car elle constituevotre«feuillederoute»égalementpourvoschoixrédactionnels, du début jusqu’à la fin du texte.• Cela concerne notamment le choix de la formule de politesse, c’est-à-dire la formule écrite qui sert à terminer un écrit de façon polie.• Exemples :• Si votre interlocuteur vous a fourni des informations et que voussouhaitez un complément d’information, commencez par remercierpoliment votre interlocuteur pour les premières informations déjàcommuniquées. Cela l’encouragera à continuer à coopérer.09/01/2023Département Relations Humaines11

Page 12 : • Sivousinterlocuteurvousadresseuneréclamation,commencez votre réponse par « Nous comprenons votremécontentement ». La prise en compte de son mécontentementapaisera votre interlocuteur.• Sivoussouhaitezuneactiondelapartdevotreinterlocuteur, privilégiez la formule de politesse suivante : « Jevous remercie par avance ». Nous reviendrons ultérieurementsur le choix de la formule de politesse09/01/2023Département Relations Humaines12

Page 13 : Identifiez votre cible Identifier votre cible. Cela vous permettra aussi de choisir le support ainsique les choix rédactionnels.• Identifiez les types de destinataires• Les écrits professionnels peuvent être destinés à l’interne ou à l’externede l’entreprise/école.• Les destinataires internes• Les écrits destinés à l’interne de l’entreprise/école sont notamment :• les rapports internes• les emails qui donnent des consignes de travail ou font le point surl'organisation• les notes d’instructions pour projets et associations09/01/2023Département Relations Humaines13

Page 14 : • Les destinataires externes• Les écrits destinés à l’externe de l’entreprise/écoles sont notamment :• les lettres• les emails• les communiqués d’associations et publicités• les écrits destinés à être diffusés sur le site institutionnel de l’entreprise/écoles ou sur les réseaux sociaux Twitter, LinkedIn, Facebook, etc..Pensez vie associative• Les écrits destinés à l'externe doivent être particulièrement soignés.Il faut en effet éviter à tout prix de donner une mauvaise image de votreentreprise à travers des documents inadaptés ou contenant des erreurs !09/01/2023Département Relations Humaines14

Page 15 : Adaptez l’écrit à la cible• Personnalisez votre écrit• Personnalisez au maximum votre écrit professionnel, surtout lorsqu’ils’agit d’un email. L’interlocuteur sera beaucoup plus impliqué ! Enfonction de la cible, adaptez notamment la formule d’appel, c’est-à-direles premiers mots de votre écrit professionnel• Pour les premières phrases, commencez si possible par la formule« Comme convenu / Comme évoqué lors … », cela permet depersonnaliser votre message et de replacer le contexte, ce qui aideravotre interlocuteur à saisir plus rapidement les enjeux• Privilégiez un langage standard et compréhensible par tous. Celaévitera de commettre des impairs notamment orthographiques!09/01/2023Département Relations Humaines15

Page 16 : Cible directe/Cible indirecte• Soyez vigilant à la cible directe le ou les destinataires de votre écritprofessionnelmaisaussiàlacibleindirectelespersonnessusceptibles d’avoir accès à votre écrit professionnel.• En effet, votre écrit professionnel pourrait se retrouver entre les mainsd’une personne qui n’était pas le destinataire à l’origine du fait d'untransfert de mail par exemple.• Cela vous évitera de commettre une maladresse, comme par exemplediffuser des informations sensibles ou adopter un ton qui n’est pasadapté.• Adaptez les premières lignes à votre destinataire• Afin d’anticiper comment va être reçu votre écrit professionnel, mettez-vous dans la peau de votre interlocuteur.09/01/2023Département Relations Humaines16

Page 17 : Que veut votre cible? • L’interlocuteursouhaiteuntexteclair,c’est-à-direquinenécessitera pas d’effort de compréhension de sa part. Faites doncpreuve de pédagogie.• L’interlocuteur ne souhaite pas devoir fournir un effort derecherche d’informations complémentaires lorsqu’il recevra votreécrit. Votre document doit donc être concis mais complet.• Enfin, vous devez vous interroger avant d'écrire sur les raisons quipousseront votre lecteur à passer du temps à vous lire : va-t-ils’informer ? Être en mesure de décider d’une action à mener ?Apprendre quelque chose ? Vérifiez donc que votre écrit correspond àson besoin.09/01/2023Département Relations Humaines17

Page 18 : Exemple Commencez par une synthèse adaptée aux besoins spécifiques de votre lecteuravantd’indiquerlesdéveloppementsnécessairespourcommuniqueruneinformation exacte et complète.• Exemple de synthèse en introduction :« Bonjour Mathieu,Comme évoqué lors de la réunion du 12 mars dernier, je reviens vers toi concernant lapossibilité d’obtenir une réduction d’impôt mécénat pour les dons réalisés en 2017.Les dons effectués en 2017 pourront donner lieu à application d’une réduction d’impôt mécénat,à hauteur de 60 du montant des dons effectués.Les conditions de fonds et de forme à respecter sont les suivantes :…Bien cordialement,Thomas ».09/01/2023Département Relations Humaines18

Page 19 : Comment choisir le format le plus pertinent? • En fonction de votre objectif et de votre cible, vous devez choisir leformat le plus pertinent, c’est-à-dire le format qui vous permettra decommuniquer de manière fluide, mais aussi de capitaliser sur votretravail, en vue d’une possible réutilisation.• Il existe plusieurs types de format que nous allons détailler durant votrecursus :• la note de service ou note d'instructions• la note d'information• la note d'analyse• la note de synthèse• le compte-rendu09/01/2023Département Relations Humaines19

Page 20 : Caractéristiques pour chaque format• La note de service ou note d’instructions• Une note d’instructions est un document écrit qui retrace unprocessus interne à l’entreprise, un mode de fonctionnement. Lanote d’instruction aura pour but de matérialiser à l’écrit despratiques ou des positions de l’entreprise. Cela permet demettre en place des process et contribue ainsi à la bonne gestionde votre entreprise. Ces informations ont vocation à rester uncertain temps dans l'entreprise, c'est pourquoi ils diffèrent d'unesimple note d'information.09/01/2023Département Relations Humaines20

Page 21 : La note d’information et la note d’analyse• Une note d’information est un document écrit qui transmet une informationdans le cadre des activités de l’entreprise. Elle pourra être transmise par email ouvia l'intranet ou la messagerie interne de l'entreprise.• Une note d’analyse est un document écrit qui permet de retracer une analyseeffectuée sur un sujet donné. La note d’analyse est souvent rédigée par desspécialistes au sein de l’entreprise.• Privilégiez, pour les questions récurrentes que vous recevez, une noted’analyse plutôt qu’un email. Cela favorisera une réutilisation possible. Parailleurs, une note d’analyse peut être conservée plus facilement par le destinatairequi évitera de vous reposer la même question ou ciblera sa question.• Plutôt que de demander une analyse complète, votre interlocuteur nedemandera qu’une confirmation ou une précision par mail09/01/2023Département Relations Humaines21

Page 22 : La note de synthèse• La note de synthèse est un écrit professionnel qui vise àrésumerdemanièresynthétiqueetordonnéeplusieursdocuments, soit sous forme de texte, soit sous forme dereprésentations schémas.• L’objectif de la note de synthèse est donc de faire du gagnerdu temps au lecteur qui pourra s’y référer pour avoir une vued’ensemble sur l’intégralité des documents.09/01/2023Département Relations Humaines22

Page 23 : Le compte-rendu • Le compte-rendu de réunion est un écrit professionnel interne qui relate defaçon plus ou moins détaillé selon sa forme le contenu d’une réunion auquel lerédacteur a assisté.• Le compte-rendu peut prendre plusieurs formes :• Le compte-rendu chronologique suit un plan linéaire, en retraçant l’intégralitédes échanges oraux. Il n’est utilisé que lorsqu’il est important de mettre enévidence les positions individuelles de chacun des intervenants.• Le compte-rendu synthétique reconstruit l’ensemble des interventions demanière résumée. Le rédacteur réalise donc un travail de synthèse. Il supprimeranotamment la mention de la personne auteure de l’intervention orale.• Le compte-rendu synoptique est un compte-rendu réalisé sous forme de tableau.Le compte-rendu suit un plan thématique et est rédigé de manière trèssynthétique.09/01/2023Département Relations Humaines23

Page 24 : Le compte-rendu : objectifs et contenu• Il sert à laisser une trace écrite d’une situation vécue en entreprise. Le plussouvent, il s’agira donc d’une réunion.• Il sert aussi à constituer un outil de travail partagé, c’est-à-dire un document deréférence partagé par tous afin de valider une compréhension identique de lasituation vécue par l’ensemble des participants.• Enfin, il permet de partager les informations communiquées avec les personnesabsentes.• Vous devez reformuler les propos, tant qu’ils restent fidèles aux propos tenusà l’oral.• Tâchez de ne pas oublier les détails chiffres, dates évoquées car ce sontsouvent ce type d’informations que vont chercher les interlocuteurs lorsqu’ilsrelisent les comptes rendus.09/01/2023Département Relations Humaines24

Page 25 : Distinguez le compte-rendu et le rapport• Deux formats peuvent être confondus : le compte-rendu et le rapport. Voici deséléments pour les distinguer.• Le compte rendu :• Le compte-rendu est un document objectif n’engageant son rédacteur que surla qualité de la forme la rédaction, la mise en page, mais pas du fond. ;• Le compte-rendu sert à reformuler de manière plus synthétique un contenuexprimé oralement généralement ;• Le compte-rendu sert à transmettre des informations de manière neutre. Lesqualités que vous devez développer pour rédiger des comptes rendus de qualitésont donc l’écoute, la neutralité et l’esprit de synthèse.09/01/2023Département Relations Humaines25

Page 26 : Le rapport • Un rapport est un document qui engage la responsabilitépersonnelle de son rédacteur sur le fond et sur la forme ;• Un rapport un document qui permet de développer une analyseautour d’une problématique définie ;• Un rapport contient une analyse personnelle d’un sujet. Il peutpar exemple permettre de proposer des pistes de résolution duproblème ;• Un rapport permet de réaliser une argumentation dans le butde convaincre.09/01/2023Département Relations Humaines26

Page 27 : Rapport: contenu • Vous devez éviter les doublons et tâcher d’être synthétique. Lerapport doit présenter une analyse détaillée et argumentée. Cen’est pas pour autant qu’il faut faire du verbiage, c’est-à-dire undiscours avec une abondance de paroles qui disent peu dechoses• Vous devez insérer des images pour illustrer des proposcomplexes, commenter les chiffres et rompre ainsi la monotoniede la lecture du texte09/01/2023Département Relations Humaines27

Page 28 : Objectif, cible et format choisis? Rédaction en action. Etape 1: rassemblez les informations• Dans un premier temps, vous devez rassembler toutes les informationsconcernant le sujet que vous allez évoquer dans votre écrit professionnel.• Si les sources sont d'un même format et qu'il n'y en a pas trop, vous pouvez lesréunir dans un document unique.• Si les sources sont multiples et de différents formats, vous pouvez les réunirsous un même dossier.• Gardez bien toutes ces informations au même endroit pour pouvoir yaccéder au fur et à mesure de votre rédaction ! C'est également important degarder une trace une fois votre écrit rédigé pour pouvoir y revenir par la suitesans passer du temps à retrouver les informations, par exemple si quelqu'unvous demande des précisions ou la source de vos éléments.09/01/2023Département Relations Humaines28

Page 29 : Etape 2: Sélectionnez les informations utiles au destinataire • Sélectionnez donc uniquement les informations utiles à votre destinataire.Vous pourrez compléter ensuite si besoin.• Dans un contexte professionnel, chaque interlocuteur reçoit beaucoupd’informations quotidiennement. Vous devez donc trier les informations et nelui communiquer que ce qui est important pour lui. Rien de plus énervant en effetque de recevoir un email contenant beaucoup d'informations qui ne nousconcernent pas directement !• Par exemple, si votre entreprise est implantée sur plusieurs sites, inutile decommuniquer à l’ensemble des sites des informations qui ne concernent qu’unsite en particulier !09/01/2023Département Relations Humaines29

Page 30 : Etape 3: Adaptez l’information • Vous devez également adopter le style de vocabulaire selon l’expertisede votre interlocuteur. Vous avez sans doute une spécialité, mais ce n’estpas forcément la même que celle de celui à qui vous adressez un écrit !• Pas de mot technique ni de jargon si vous vous adressez à la directionou à un membre d’une autre équipe. Relisez-vous bien en essayantd’expliquer les choses de manière la plus simple possible. Si vous devezpasser par un vocabulaire spécifique, expliquez-le bien.09/01/2023Département Relations Humaines30

Page 31 : Etape 4: Organisez l’information • Afin d’être efficace, les informations doivent être ordonnéeset présentées dans une certaine logique. Vous devez doncréaliser un plan. En effet, même si votre écrit est rédigé dansune grammaire et dans un style parfait, l’interlocuteur seraperdu si les idées s’enchaînent sans lien et sans suite logique !09/01/2023Département Relations Humaines31

Page 32 : Plusieurs types de plans possibles• Le plan chronologique: peut être utile dans un compte-rendupar exemple car il permet de rapporter la chronologie des faits.• Le plan thématique: est utile lorsque vous devez examinerdifférents angles d’un sujet• Exemple :•« L’entreprise BUTEX a décidé de renouveler l’ensemble de son parc informatique sur le site de Colombes.•D’un point de vue organisationnel, le renouvellement du parc entrainera une perte de productivité le temps de la mise enroute, puis s’accompagnera d’une nette amélioration.•D’un point de vue trésorerie, la réalisation de l’investissement engendrera une sortie de cash sur l’année 2018 à hauteur de 50000 €.•D’un point de vue comptable, le matériel informatique nouvellement acquis sera amorti sur 5 ans, entrainant … »09/01/2023Département Relations Humaines32

Page 33 : • Le plan argumentatif: sera utile par exemple lorsque votre interlocuteurne partage pas votre solution préconisée. Le plan sera la suivant :1 Thèse : vous indiquez votre opinion2 Antithèse ou concession : vous montrez que vous êtes ouvert àl’opinion de votre interlocuteur et que avez saisi la situation dans saglobalité, que vous comprenez les raisons qui le poussent à promouvoircette solution.3 Synthèse : vous proposez une solution proposée, qui pourra être la vôtre,si vous démontrez que les arguments mentionnés dans l’antithèse ne sontpas pertinents, ou bien le fruit d’un consensus entre votre position et cellede votre interlocuteur. Attention aux mots de liaison!Exemple :Thèse Ce prestataire ne me semble pas être la solution à notre problème.Antithèse ou concession J'ai bien compris que le prix qu'il propose n'est pas élevé et que nous avons des contraintes financières importantes en cemoment.Synthèse Cependant, même à petit prix, si le travail n'est pas fait correctement, nous n'aurons rien réglé. Je vous propose donc de demander uneréduction de 10 à l'autre prestataire pour que nous puissions combiner qualité et prix abordable.09/01/2023Département Relations Humaines33

Page 34 : Etape 5: Sélectionnez une forme de discours• Le texte descriptif: a pour but de présenter des faits. Par exemple, à lasuite du déménagement d’un service dans un autre bâtiment, vous devezinformer les salariés de la méthode pour reconfigurer les imprimantes.Choisissez un ton neutre, restez factuel et écrivez votre texte au présent !•Exemple :"À la suite du déménagement du Pôle Gestion Finances au 7e étage, vous devezreconfigurer les imprimantes.Le mode opératoire est le suivant :Cliquez sur le lien suivant …Sélectionnez l’imprimante C0712LX950Puis, allez dans panneau de configuration …. "09/01/2023Département Relations Humaines34

Page 35 : • Letexteexplicatiffournitlesinformationsnécessairesàlacompréhension.•Exemple :« Vous souhaitez connaitre les raisons de l’augmentation de la prévision decharge d’impôts sur les sociétés de votre entreprise.Selon nos informations, le gouvernement prévoit d’introduire une taxeexceptionnelle d’impôt sur les sociétés pour l’année 2017 pour lesentreprises qui réalisent un chiffre d’affaire supérieur à 3 milliards d’euros.En conséquence, votre entreprise, qui a réalisé un chiffre d’affaires de 3,7milliards d’euros en 2017, est impactée par cette nouvelle mesure. »09/01/2023Département Relations Humaines35

Page 36 : • Le texte injonctif vise à donner des instructions.• Pensez néanmoins à expliquer le bienfondé des instructions afin de faireadhérer votre lecteur !•Exemple :« Comme évoqué lors de la réunion de présentation concernant lesnouvelles obligations comptables, les entreprises qui réalisent des échangesavec des filiales situées à l’étranger doivent communiquer chaque année ladéclaration n°2257-SD.Dans ce cadre, nous vous prions de bien vouloir recenser pour le 12 févrierprochain l’ensemble de vos prestations réalisées au bénéfice de filialesétrangères ».09/01/2023Département Relations Humaines36

Page 37 : • Le texte argumentatif vise à soutenir un raisonnement ou à convaincrequelqu’un de son point de vue.• Soyez positif, même lorsque vous marquez votre désaccord ! Celaobligera votre interlocuteur à réfléchir à votre position ou sollicitation. Ildevra en retour utiliser le même registre pour vous répondre : il devradonc utiliser des arguments convaincants et vous répondre avec un toncourtois.•Exemple :"Bonjour Caroline,À l’issue du processus de recrutement en interne pour le poste de développeur, il m’a été proposé de rejoindre les équipes installéesen Espagne.À ce stade, les modalités RH sont les suivantes : …Je n’envisage pas le schéma actuel proposé car …Pourrions-nous, s’il vous plait, échanger sur ce point rapidement ?Je vous souhaite une agréable journée.Pierre"09/01/2023Département Relations Humaines37

Page 38 : Deux registres pour argumenter peuvent être utilisés :Persuader : c’est le fait d’amener quelqu'un à croire, à penser, àvouloir, à faire quelque chose, en jouant sur sa sensibilité, parvoie de séduction.Convaincre : c’est le fait d’amener quelqu'un à admettre unefaçon de penser ou de se conduire en lui exposant les raisons qu'ilpeut avoir de l'adopter.Dans un contexte professionnel, vous devrez le plus souventconvaincre. Dans ce cas, le discours s’adressera davantage à laraison qu’aux émotions.09/01/2023Département Relations Humaines38

Page 39 : Etape 6: Choisissez un type de raisonnement• Le raisonnement d'autorité: consiste à invoquer une autorité - parexemple la hiérarchie, ou une loi - lors d’une argumentation, enaccordant de la valeur à un propos en fonction de son origine plutôt quede son contenu.Exemple : « La politique RH de l'entreprise prévoitactuellement que, dans le cadre d’un détachement au sein d’une filiale enEspagne, le versement de la prime d’ancienneté est suspendu ».• Le raisonnement logique consiste à établir une relation de cause àconséquence entre deux choses. Exemple : « Les demandes de mobilitéau cours d’une année doivent parvenir au service RH avant le 1er janvierde l’année concernée. En l'occurrence, pour l’année 2018, votre demandede mobilité nous est parvenue le 12 janvier 2018. Dans ce cadre, notreservice ne peut donner une suite favorable à votre demande de mobilitéen 2018. ».09/01/2023Département Relations Humaines39

Page 40 : • Le raisonnement analogique consiste à réaliser une comparaison pour convaincre. Exemple: « Le magasin situé à Marseille a réalisé une augmentation de chiffre d'affaires de 6 cette année. Comme votre magasin a des contraintes similaires, nous attendons une augmentation d'au moins 5 de votre chiffre d'affaires. »• Le raisonnement par concession consiste à anticiper les différences de position et à montrer que vous avez bien saisi la situation dans sa globalité. Exemple: « J’ai bien noté qu’une réfection de la peinture était nécessaire dans le bâtiment B2 de l’usine de Nanterre. Cependant, le devis communiqué par l’entreprise s’élève à 50 000 €. De plus, il est prévu de déménager le bâtiment dans 18 mois. Dans ce cadre, ne pensez-vous pas qu’il serait de reporter toute dépense de réfection dans le bâtiment B2 de l’usine de Nanterre ? »09/01/2023Département Relations Humaines40

Page 41 : Etape 7 : Adaptez votre style • Faites des phrases courtes, d'environ 15 mots.•Privilégiez les tournures actives plutôt que passives par exemple "J'ai complété le document" plutôt que "Le document a été complété par mes soins"•Évitez les redondances et les répétitions•Écrivez un paragraphe par idée•Soyez concis•Restez courtois.• Essayez au maximum de simplifier votre style. N'hésitez pas à couper les phrases trop longues. ❌Dans la mesure où le document n’a pas été remis dans les délais impartis, le Service RH ne peut pas prendre en compte votre formulaire car cela ne serait pas équitable envers les autres salariés.✅Votre document n’a pas été remis dans les délais impartis. Par conséquent, le Service RH ne peut pas prendre en compte votre formulaire. En effet, ce ne serait pas équitable envers les autres salariés de le faire.09/01/2023Département Relations Humaines41

Page 42 : Utilisez des mots de liaisonPour donner un exemplepar exemplePour donner une explicationen effet, carPour opposer une idéenéanmoins, en revanche, mais, au contrairePour développer une argumentationainsi, en effetPour concluredonc, en définitive, par conséquentPour ajouter une idéede plus, en outre09/01/2023Département Relations Humaines42

Page 43 : Mobilisez des procédés simples pour adoucir le ton• L’utilisation de la forme passive: « L’erreur commise sur le fichier deTVA a été corrigée par Pierre dans une deuxième version. » : On insisteici sur l’élément positif, la correction.• L’utilisation du conditionnel:« Nous souhaiterions un retour pour le 12février prochain. »• L’utilisation d’un adverbe: « Vous n’êtes pas tout à fait d’accord avecla position du Service. »• L’utilisationdelaformeinterrogative:«Pourriez-vousnouscommuniquer, s’il vous plaît, les documents pour le 12 févrierprochain ?»• L’utilisation de mots avec une connotation positive: « Votre analysen’est pas tout à fait juste »09/01/2023Département Relations Humaines43

Page 44 : Utilisez les bonnes formules de politesse •Vous attendez une action de la part de l’interlocuteur : « Je vousremercie par avance. »•Vous souhaitez vous assurer que l’interlocuteur a compris votremessage : « Je reste disponible si vous avez des questions. »•Vous souhaitez véhiculer une image conviviale par exemple pouradoucir un mail trop sec : « Bonne journée », « Bon courage », « Biencordialement».Cesformulessontconvivialestoutenrestantprofessionnelles. Attention cependant aux formules « À bientôt » ou «Bon week-end » qui peuvent paraître trop familières. À n'utiliser que sivous connaissez bien votre collègue !09/01/2023Département Relations Humaines44

Page 45 : • Dans un courrier, privilégiez les formules suivantes :•« Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mesrespectueuses salutations. »•« Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de messentiments respectueux. »•« En espérant une réponse rapide de votre part, je vous prie d'agréer,Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. ».• Vous remarquerez que les deux premières formules sont neutres. Latroisième formule vous permet d’insister sur le fait que vous attendez uneréponse de votre interlocuteur. En fonction du contexte, privilégiez laformule la plus adaptée.09/01/2023Département Relations Humaines45

Page 46 : Etape 8: De la bonne gestion de l’imagerie• Si votre propos est dense ou technique, vous pouvez avoir intérêt à yajouter des images ou des graphiques. Mais il faut respecter quelquesrègles pour que votre écrit reste professionnel et agréable à lire !• Les graphiques peuvent être quantitatifs ou qualitatifs.• Les graphiques quantitatifs servent à présenter des chiffres de manièreplus claire que dans un tableau chiffré.• Les graphiques qualitatifs permettent de mieux visualiser un conceptabstrait ou de s’assurer de la bonne compréhension d’un proposcomplexe.• Exempledegraphiquequalitatif: unorganigramme,permettantd'expliquer plus facilement une organisation décrite.09/01/2023Département Relations Humaines46

Page 47 : 09/01/2023Département Relations Humaines47•L’insertion d’image a aussi un but esthétique, afin de rendre la lecture plusagréable ou d'attirer l'œil, surtout si le texte écrit est long.•Vous devez penser à indiquer une légende sur vos illustrations.•Par ailleurs, l’insertion d’images peut permettre à l’interlocuteur de mieuxvisualiser une procédure à suivre. Dans le cadre d’un mode opératoire parexemple, il sera plus facile pour votre interlocuteur de suivre les différentesétapes si vous lui indiquez la procédure à suivre sous forme d’images.

Page 48 : Format/Rédaction: Comment rédiger un bon mail?• Un email est un document qu’un utilisateur saisit, envoie ouconsulte en différé• Vous devez vous poser des questions avant de rédiger unmail :• À combien d’interlocuteurs votre message est-il destiné ?• Votre message peut-il être mal interprété ?• Votre message nécessite-t-il une réponse ? Urgente ?• Votremessagepourrait-ilêtretransmisàd’autresinterlocuteurs?09/01/2023Département Relations Humaines48

Page 49 : Soignez votre objet • L'objet d'un email est l'intitulé d'un message apparaissant dans la filed'attente des messages. Il doit être court et précis et présenter en quelques motsle sujet que vous abordez. En effet, c’est en fonction de l’objet de l’email que ledestinataire choisira ou non d’ouvrir l’email sur le moment. N’oubliez pas derédiger un objet systématiquement, qui permettra de plus facilement retrouver lemail ensuite.• Pour plus de clarté, enlevez les « RE : » ou « TR : » qui sont indiqués lorsquevous répondez à un email ou transférez un email. Cela prend de la place dansl’objet sans apporter d'utilité.• Dansl’objetdel’email,pensezàindiquerlemoisoul’annéeconcernée lorsque l’email concerne des éléments susceptibles d'être changésrégulièrement.09/01/2023Département Relations Humaines49

Page 50 : Le corps du mail• Ne traitez qu’un seul sujet à la fois. Cela permettra à votreinterlocuteurdeclasserplusfacilementvotremailetd’identifier une action par email.• Faites des phrases simples et aérez le texte. Évitez les termestechniques. Lorsque vous ne pouvez pas substituer des termestechniques, pensez à préciser une définition si besoin.• Évitez les fautes d’orthographe. Pas de panique, le ProjetVoltaire est là!• Conservez des exemples de mail récurrents. Cela vouspermettradegagnerdutemps,d’éviterdesfautesd’orthographes ou d’oublier certaines informations.09/01/2023Département Relations Humaines50

Page 51 : • Présentez-vous si votre interlocuteur ne vous connait pas, puis expliquezbrièvement le contexte de la demande. Si le message est communiqué pourinformation, vous devez l’indiquer clairement dans l’objet et dans le corps dumail. Votre interlocuteur identifiera immédiatement que votre mail n’attendpas d’action en retour de sa part.• Si vous sollicitez un interlocuteur pour obtenir des informations, indiquezclairement la deadline date de retour attendue, et pensez à remercierpoliment votre interlocuteur pour d’éventuelles informations déjà recueillies.Cela l’encouragera à continuer à coopérer !• Si l’objectif du mail est d’organiser une réunion, vous devez proposerquelques créneaux. Cela est plus professionnel et donnera plus d’efficacité àvotre mail.• Mentionnez les pièces-jointes et n’oubliez pas de les attacherà votre mail !09/01/2023Département Relations Humaines51

Page 52 : Du bon usage des copies• Mettre une personne en copie CC est différent de lui adresserdirectementle message. Celasignifie qu'elle n'a pasà réaliserdirectement d'action à partir de l'email, mais que l'information donnéepar l'email peut lui servir sur le moment ou plus tard.• N’utilisez les copies que si cela présente une utilité. Par exemple, ilpeut être utile de mettre un interlocuteur en copie si cela fluidifiel’information.• Les interlocuteurs qu’il peut être utile de mettre en copie :les individus qui ont besoin de l’information transmise sans être ledestinataire direct et supérieur hiérarchique si votre message est important,pour lui donner plus de poids.• Attention aux CCI, copies cachées: L'élément CCI permet de mettre en copie des individus sans que les autres destinataires ne le sachent. 09/01/2023Département Relations Humaines52